Na kraju svakog radnog dana želimo se osjećati produktivno, uspješno i ispunjeno, no često se čini da 24 sata nisu dovoljna da kvalitetno odradimo sve zadatke i ispunimo sve obaveze. Iako se svaki radni dan razlikuje od onog prethodnog, ono što ih povezuje je užurbani ritam koji nije uvijek lako pratiti! Tu dolazimo do važnosti organizacije kao savršenog početka produktivnih i uspješnih radnih dana.
Vrijeme je za promjenu
Svake godine, početak jesenske sezone donosi nam osjećaj novog početka i želju za promjenom. Razlog je to zbog kojeg je upravo prijelazno razdoblje u koje smo zakoračili savršeni trenutak da prigrlimo nekoliko novih navika. Kako?
Iako se navike teško mijenjaju, uz nekoliko jednostavnih savjeta i jednu super aplikaciju, promjena u našoj svakodnevnoj radnoj rutini ne samo da nije nedostižna, već može biti jednostavna i zabavna. Kao rezultat, promjena s fokusom na organiziranost i produktivnost, ove nam jeseni može donijeti osjećaj uspješnosti na poslu, te istovremeno otvoriti prostor za opuštanje, uživanje i druženje u slobodno vrijeme.
5 savjeta za bolju organizaciju i produktivnije dane
U posljednjih nekoliko godina, testirali smo brojne metode, različite trikove te nekoliko gadgeta i aplikacija. Iako su svi obećavali transformaciju svakodnevne rutine i povećanje produktivnosti kroz jednostavnu organizaciju, samo neki od njih ispunili su naša obećanja.
Prije nego što vam otkrijmo naših pet savjeta i jednu aplikaciju koju koristimo kao glavnog pomoćnika za bolju organizaciju, važno je napomenuti da se radne obaveze i zadaci svih nas razlikuju, zbog čega će se i stvari koje nam pomažu u organizaciji i produktivnosti razlikovati. No, vjerujemo da će u savjetima koje vam donosimo u nastavku pronaći inspiraciju za pozitivne promjene na početku nove sezone.
Zaboravite na multitasking i prigrlite organizaciju vremena u blokovima
Kako bi u što manje vremena odradili što više radnih zadataka, mnogi će odabrati multitasking ili obavljanje više različitih zadataka u istom vremenskom periodu. Iako je donedavno bio iznimno popularan i isticao se kao jedna od navika uspješnih ljudi, multitasking često ima upravo suprotan efekt. Vrijeme je za povratak u školske dane.
Naši dani u školi s razlogom su bili organizirani u nekoliko vremenskih blokova (ili satova) posvećenih različitim predmetima jer smo se im na taj način mogli u potpunosti posvetiti. Za maksimalnu produktivnost, svoje radno vrijeme podijelite u blokove i svakom bloku dodijelite različite zadatke i obaveze poput kratkog bloka tijekom kojeg ćete se posvetiti isključivo mailovima, dužim blokovima posvećenim zahtjevnijim zadacima, blokovima posvećenim sastancima ili brainstormingu s kolegama.
Osim što nam je bitno olakšao svakodnevnu organizaciju vremena i zadataka, radni dan podijeljen u blokove povećao je našu produktivnost, već je poboljšao i kvalitetu kojom odrađujemo sve obaveze i zadatke.
Fotografija desno: @viktoria.dahlberg
Vrijeme ze predah je jednako važno kao i vrijeme za rad
Još jedan trik koji smo posudili iz školskih dana su kratke pauze između različitih zadataka i obaveza. Nakon što ste svoj radni dan podijelili na nekoliko blokova tijekom kojih ćete se posvetiti različitim zadacima, između blokova ubacite kratke pauze. Nekoliko minuta tijekom kojih ćete prošetati uredom, napuniti svoju bocu za vodu ili popričati s kolegama, učinit će veliku razliku. Osim uvijek dobrodošlog predaha od ekrana, slova i brojeva, kratka pauza omogućava nam i da vratimo ili promijenimo svoj fokus te posvećeno uskočimo u novi zadatak.
Prigrlite timski rad
Iako nam se ponekad može činiti stresan i neorganiziran zbog različitih osobnosti, timski rad ima brojne prednosti kako za cijeli tim, tako i za svakog pojedinca u tima. Postoji razlog zbog kojeg je fraza “dvije glave su pametnije od jedne” prisutna i popularna desetljećima.
Neke od najboljih stvari jednostavno ne možete učiniti sami. Osim projekata koje je nemoguće odraditi bez pomoći kolega, bolja produktivnost i bolji moral, razmjena ideja i međusobno poticanje kreativnosti, podjela velikih zadataka i podjela znanja samo su neke od prednosti timskog rada.
Osim ugodnijeg radnog okruženja i boljih rezultata koje potiče timski rad, svakodnevni razgovor i suradnja s kolegama su jednostavan način da brzo detektirate nesporazume i izbjegnete nepotrebne pogreške.
Fotografija lijevo: @amaliemoosgaard
Koristite jednostavne check liste za repetitivne zadatke
Iako se svaki radni dan razlikuje od onog prethodnog, istovremeno, svaki radni dan donosi nekoliko jednostavnih i malih repetitivnih zadataka. Iako se svakodnevno ponavljaju, zbog užurbanog tempa, važnih sastanaka, velikih i zahtjevnih projekata ili približavanja deadlineova, na te jednostavne i male repetitivne zadatke je lako zaboraviti. Tu nam u pomoć uskaču jednostavne check liste.
Sve što trebate je napraviti popis zadataka koji se u vašoj radnoj rutini ponavljaju svaki ili gotovo svaki dan. Nakon što izvršite zadatak, stavite kvačicu pored njega na svojoj check listi. Osim što nam svaka kvačica daje osjećaj satisfakcije i uspješnosti, na kraju dana naša check lista podsjetit će nas na male zadatke koje smo možda propustili.
Redovito pospremajte svoj radni prostor i stol
Biti usredotočen i motiviran u kaotičnom okruženju je izazovno. Brojna istraživanja sugeriraju da previše nereda šteti produktivnosti.
Naravno, uredan stol ili prostor za svakog od nas izgleda drugačije. I dok će za neke od nas to biti potpuno prazan stol s tek nekoliko ključnih stvari poput mobitela i planera, za druge, osobito kreativce, više stvari na stolu može stvoriti ugodnije i inspirativnije okruženje za rad.
Važno je samo da svoj radni prostor i stol redovito pospremate i vratite u početno, optimalno stanje za vas jer previše stvari će uvijek imati negativan efekt na vašu produktivnost.
Fotografija desno: @thishouse5000
Aplikacija za organizaciju koja je oduševila društvene mreže
Društvene mreže svakodnevno nam otkrivaju nove trendove i super proizvode. Uz hit beauty proizvode i najpoželjnije modne trendove, preporuke za knjige i inspiraciju za uređenje doma, na društvenim mrežama često ćemo pronaći i recenzija popularnih aplikacija. U posljednjih godinu dana, čini se da svi pričaju o jednoj aplikaciji za organizaciju, a recenzije su i više nego pozitivne.
Od Instagrama i TikToka do YouTubea, Notion je aplikacija o kojoj bruje društvene mreže – i to s razlogom! Notion je aplikacija za produktivnost i bilješke koja nudi brojne organizacijske alate uključujući upravljanje zadacima, praćenje projekata, popise obaveza i više.
Najveća prednost Notion aplikacije je da ju u potpunosti možete prilagoditi sebi, svojem načinu organizacije i vođenja bilješki, svojim radnim obavezama, svojim hobijima i interesima. Iako su njezina najveća prednost, bezbroj opcija koje nudi su i njezina najveća mana. Početak korištenja Notion aplikacije zahtijeva odvajanje vremena kako biste kreirali i personalizirali sve predloške koje želite koristiti – bilo da se radi o organizaciji radnog dana ili popisa knjiga koje želite pročitati. Zadatak je to koji može biti izazovan, no tu nam u pomoć opet uskaču društvene mreže na kojima možete pronaći jednostavne tutoriale kako kreirati predloške koji odgovaraju ne samo vašem životnom stilu i vašem tipu organizacije, već i vašoj estetici.
Jedan takav tutorial možete pronaći u nastavku, a jednostavno pretraživanje na YouTube otkrit će vam i stotine drugih.
Još tri stvari koje uvijek imamo nadohvat ruke:
C&A boca za vodu; Moleskin planer, Hoću knjigu; Redmi Note 12 pametni telefon, Mi Store
Foto: Instagram (naslovna fotografija: @talisa_sutton)